Zaliczka – istota i zastosowanie

Maciej Bednarek        22 kwietnia 2014        8 komentarzy

Rynek słodkich napojów gazowanych zdominowany jest przez dwóch potentatów. To Coca-Cola oraz Pepsi. Każda marka ma zarówno swoich zagorzałych zwolenników jak i przeciwników, radykalnie opowiadających się za wyborem swojej marki, jedynie słusznej. Odrębną grupą są konsumenci, dla których bez znaczenia jest rodzaj wypijanego napoju.

Oba napoje są gazowane, słodkie i mają charakterystyczną ciemną barwę. Chociaż ortodoksyjni zwolennicy danej marki mogą być oburzeni tym stwierdzeniem, to jednak ich smaki są do siebie bardzo podobne, niemal identyczne. Większość z nas, zamawiając w kawiarni w upalny dzień zimną colę, nie miałaby żadnych preferencji co do marki tego napoju, a mając przed sobą pełną szklankę, nie byłaby w stanie stwierdzić, z którą konkretnie marką ma do czynienia.

Dobrze, ale jaki jest związek Coca-Coli i Pepsi z tym, jak napisać dobrą umowę? Wbrew pozorom duży 🙂

Z zaliczką i z zadatkiem jest właśnie trochę tak, jak z Coca-Colą i Pepsi. Instytucje te nierzadko są ze sobą mylone, co najprawdopodobniej wynika z tego, że nieznane są ich funkcje (a może również dlatego, że zaczynają się na tę samą literę?). Nie są jednak identyczne, ich wykorzystanie przy zawarciu umowy służy bowiem odmiennym celom.

Co zatem powinieneś wiedzieć o zaliczce? Oto kilka podstawowych informacji:

  • zaliczka nie jest instytucją prawną uregulowaną w kodeksie cywilnym. Jej definicji nie znajdziesz w żadnym jego przepisie. Zapewne także z tego powodu w praktyce są z zaliczką pewne problemy.
  • zaliczkę wpłaca się na poczet ceny. Stanowi ona swoistą „ratę”, częściową zapłatę za daną usługę czy towar. Oznacza to, iż w przypadku wykonania przez strony umowy jest ona traktowana i zaliczana jako część ceny (wynagrodzenia).
  • zaliczka może dotyczyć wyłącznie świadczenia pieniężnego. Dawana jest przez stronę umowy, która płaci za towar bądź usługę.
  • zaliczka może być wręczona jeszcze przed zawarciem umowy, w związku z jej zawarciem, jak również później, aż do momentu wykonania umowy.
  • może zaskoczy Cię ta informacja, ale pamiętaj, że zaliczka teoretycznie nie wywołuje żadnych szczególnych skutków prawnych.

Do czego zatem służy? Jaka jest jej podstawowa funkcja?

Większość zawieranych w obrocie prawnym umów ma tzw. charakter konsensualny. Innymi słowy, do zawarcia umowy dochodzi wtedy, gdy strony ustalą warunki danego kontraktu. Jak sama nazwa wskazuje, istotne jest zatem osiągnięcie konsensusu, porozumienia.

Wynika z tego następujący wniosek. Do zawarcia umowy nie jest potrzebne wpłacenie jakiejkolwiek sumy pieniężnej, czy też otrzymanie chociaż części zamówienia. To porozumienie co do przedmiotu umowy, ceny, czy terminów realizacji umowy jest najważniejsze.

Wręczający daje zaliczkę po to, aby podkreślić poważne traktowanie kontrahenta. Żądający zaliczki czyni to natomiast w celu uzyskania pewnej przedpłaty, którą mógłby wykorzystać na przykład na zakup materiałów potrzebnych do zrealizowania umowy.

W przypadku wykonania umowy sprawa jest bardzo prosta i bezproblemowa. Zaliczka jest po prostu zaliczana na poczet ceny (wynagrodzenia).

Problem pojawia się jednak, gdy jedna ze stron nie chce zrealizować umowy. Co wtedy?

Generalną zasadą jest zwrot wpłaconej zaliczki. Choć zaliczka formalnie nie stanowi zabezpieczenia umowy, nie ma również charakteru odszkodowawczego, to bywa jednak w taki sposób wykorzystywana.

Z pewnością z własnej praktyki znasz sytuację, w której otrzymałeś zaliczkę przy zawarciu umowy, a następnie Twój kontrahent nagle wycofał się z wykonania umowy. Zgodnie z tym, co dotychczas napisałem, powinieneś zwrócić zaliczkę.

Jak należy się jednak zachować w sytuacji, gdy zostały już poniesione pewne koszty związane z realizacją umowy? Jest na to sposób. W takim przypadku najłatwiej dokonać potrącenia i zwrócić zaliczkę pomniejszoną o kwotę rekompensującą doznaną szkodę.

Na tym właśnie polega quasi-zabezpieczająca funkcja zaliczki. Zaliczka dla otrzymującego jest w tym sensie korzystna, że w razie niezrealizowania umowy przez wpłacającego, ma on możliwość uzyskania odszkodowania z wpłaconej zaliczki. Gdyby jednak wpłacający zaliczkę kwestionował fakt poniesienia szkody, żądając przy tym zwrotu zaliczki, to on, a nie otrzymujący zaliczkę, musiałby skierować sprawę do sądu.

Co jeszcze powinieneś wiedzieć o zaliczce?

Często słyszę pytanie dotyczące tego, w jakiej wysokości bezpiecznie wpłacić zaliczkę, a w jakiej warto zaliczkę pobrać. Uważam, że zaliczka na poziomie 20-30% wynagrodzenia za usługę (ceny za produkt) jest jak najbardziej akceptowalna. Czy można więcej? Można, ale płacącemu radzę nie wpłacać kwot wyższych od przeze mnie sugerowanych, jeżeli nie zna dobrze swojego kontrahenta.

Jak zatem opisać w umowie zaliczkę, aby było wiadomo, że mamy do czynienia właśnie z nią (a nie np. z zadatkiem)?

Problemy z zaliczką wynikają nie tylko z braku jej ustawowej definicji, ale również z tego, że użycie w umowie słowa zaliczka wcale nie oznacza, że… mamy do czynienia z zaliczką.

Dlaczego tak jest? Przy interpretacji i wykładni umów ważniejsze od czarno-białej treści jest zamiar stron i cel umowy. Nierzadko strony używają w umowie pojęcia zaliczka, ale w takiej konstrukcji, która sugeruje, że w istocie zaliczka jest zadatkiem.

Aby zatem nie było wątpliwości interpretacyjnych, sugeruję zaznaczyć w umowie, że kwota wpłacona jest tytułem zaliczki i zostanie zaliczona na poczet ceny (wynagrodzenia). Natomiast w razie niewykonania umowy przez którąkolwiek ze stron podlegać będzie zwrotowi.

Jak widać, zaliczka może przysparzać trudności. A jest jeszcze zadatek…

O tym jednak innym razem 🙂

{ 8 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

tadeusz Marzec 2, 2016 o 10:17

Prosto , szczegółowo , zrozumiale dla każdego.

Odpowiedz

Kamil Kwiecień 7, 2016 o 11:00

Witam,
Miałem kiedyś następującą sytuację:
Podpisałem z klientem umowę o dzieło i otrzymałem zaliczkę. Na wykonanie około 30% pracy poświęciłem kilkadziesiąt godzin, po czym klient, odstąpił od umowy i zarządzał zwrotu zaliczki. Ja takowego zwrotu dokonałem, ponieważ nie poniosłem żadnych kosztów, które mógłbym udokumentować (jedynie czas).
Moje pytanie wygląda następująco: Czy możliwe jest w takiej sytuacji uznanie poświęconego czasu jako koszt i jak należało by go udokumentować? Do każdej umowy załączam szczegółowy cennik (np. projekt graficzny X zł, kodowanie Y zł itp). Czy jeśli klient odstąpi od umowy po wykonaniu projektu graficznego, (który jest fizycznie obecny i klient w każdej chwili może go otrzymać), możliwe jest uznanie kwoty X jako moich kosztów?
Jeśli tak, to jak zabezpieczyć to w umowie?

Pozdrawiam
Kamil

Odpowiedz

Maciej Bednarek Kwiecień 18, 2016 o 08:23

Jednym z rozwiązań może być rezygnacja z pobierania zaliczki na rzecz zadatku, który można odpowiednio zmodyfikować i dostosować do danej umowy. Jeśli korzysta Pan z jakiegoś wzoru umowy, to proszę o jego przesłanie na priv, być może będę w stanie pomóc.

Odpowiedz

Kamil Maj 4, 2016 o 14:05

Witam.
Tak posiadam takowy wzór. Nie chciałbym jednak go upubliczniać. U mnie jest to rozwiązane tak, iż pobieram zaliczkę, a klient może odstąpić od umowy jedynie z par 644 KC. Do tego mam w załączniku dość szczegółowy kosztorys. W sytuacji odstąpienia klienta, na podstawie kosztorysu określam kwotę, którą zarobiłem i odliczam ją od kwoty zaliczki (lub żądam dopłaty). Czy to dobre rozwiązanie?

Odpowiedz

Maciej Bednarek Maj 8, 2016 o 13:13

Według mnie jak najbardziej dopuszczalne 🙂

Odpowiedz

Kamil Czerwiec 3, 2016 o 19:53

W takim razie się cieszę. Proces tworzenia strony internetowej jest bardzo czasochłonny, dlatego ważne jest dla mnie dobre zabezpieczenie 🙂

Marta Kwiecień 20, 2016 o 23:37

Witam, bardzo szybko potrzebuję porady. Mianowicie pod koniec stycznia podpisalam umowe z sala weselna na przyjęcie weselne. Wesele odbędzie się za półtora roku, jednak chce zmienic sale i z pierwsza zerwac umowę. Pani powiedziała, że zaliczki nie zwróci. W umowie jest napisane ze została wplacona zaliczka w kwocie xxx a nie zadatek. czy jest możliwośc, ze przy dluzszym upieraniu się odda zaliczke? co w tym przypadku zrobic ? jakie podjac dalej kroki? poltora roku to bardzo dlugo i raczej nie ma udokumentowania na poniesione straty.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Maciej Bednarek Maj 3, 2016 o 18:44

Odpowiedziałem Pani w e-mailu.

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: